Pengertian Administrasi dan Penjelasannya

A.  Administrasi Secara Etimologis

Secara etimologis perkataan Indonesia “Administrasi” yang bahasa Inggrisnya “Administration”, berasal dari kata Latin, yaitu : “Ad + ministrare” dan “Administratio”. Ad + ministrate berarti melayani, membantu atau memenuhi (The Liang Gie, 1965).  Sedangkan Administratio berarti pemberian bantuan, pelaksanaan, pimpinan, dan pemerintahan. (Atmosudirdjo, 1986)

Jadi, Administrasi pada hakekatnya adalah usaha untuk menolong, usaha untuk membantu, usaha untuk memimpin atau mengarahkan semua kegiatan dalam pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

B.  Administrasi dalam Arti Sempit

Perlu dipahami bahwa istilah Administrasi di Indonesia masih sering dipakai dalam arti “Tata Usaha”. Pengertian yang demikian ini merupakan warisan dari zaman penjajahan Belanda. Pada zaman penjajahan Belanda dahulu,  istilah Belanda “Administratie” disalin kedalam Bahasa Indonesia menjadi “Administrasi”.

Administratie dalam Bahasa Belanda ini pada umumnya diartikan sebagai “Elke steiselmatige ordening en schriftelijke vastlegging van gegevens, samengesteld met het doel een overzicht van deze gegevens  te verkrijgen in hun geheel en hun onderling verband “. (Setiap penyusunan keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain) (The Liang Gie,1972). Sebenarnya pengertian administratie yang demikian baru merupakan salah satu aspek cakupan istilah administratie. Karena masih ada dua aspek lainnya yang merupakan cakupannya, yakni: “bestuur” atau manajemen dari kegiatan-kegiatan organisasi, dan “beheer” atau manajemen dari sumber-sumber daya seperti: finansial, personil, materiil, gudang, dan sebagainya. Hanya saja yang lebih populer di kalangan bangsa Indonesia sebagai pihak yang dijajah ialah pengertian  administratie dari aspek tata usaha. (Atmosudirdjo,1986)

Jadi, pengertian Administratie yang dikenal luas di Indonesia ialah     tata usaha. Oleh karena itu, sampai sekarang di Indonesia istilah “Administrasi” masih sering diartikan sebagai tata usaha atau pekerjaan tulis-menulis, catat-mencatat pelbagai keterangan.

Pengertian Administrasi sebagai kegiatan tulis menulis, catat-mencatat pelbagai keterangan itu , dijelaskan oleh Harris Muda Nasution dalam bukunya “ Kursus Pengetahuan Administrasi “, sebagai berikut :

“ Dalam arti yang sempit bahkan pengertian sehari-hari, maka Administrasi artinya adalah tata usaha. Tata usaha ialah suatu pekerjaan yang sifatnya mengatur segala sesuatu pekerjaan yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis, surat-menyurat dan mencatat / membukukan setiap perubahan atau kejadian yang terjadi di dalam organisasi. (The Liang Gie,1972)

 Arifin Abdulrachman (1971) mengemukakan pula bahwa, Administrasi dalam arti tata usaha kegiatannya meliputi penerimaan surat, penyimpanan surat, korespondensi, penduplikasian, penctatan-pencatatan pada buku-buku atau kartothik, pokoknya segala macam pekerjaan yang ada hubungannya dengan apa yang dinamakan pekerjaan kertas, bahkan yang meliputi juga pekerjaan-pekerjaan penelponan dan penerimaan tamu.

Berdasarkan pendapat kedua ahli tersebut diatas, maka dapatlah dimengerti bahwa pengertian administrasi dalam arti sempit meliputi perbuatan tulis-menulis, catat-mencatat, yang kesemuanya merupakan kegiatan penyediaan bahan keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Kegiatan-kegiatan yang demikian itu dalam bahasa Indonesia telah lazim dipergunakan istilah “ Tata Usaha “.

C.  Administrasi dalam Arti Luas

Dua istilah yang mirip tulisan dan bunyinya, namun berbeda makna dan isinya, yaitu “Administratie” (Bld) dan “Administration” (Ing), sama-sama disalin dalam satu istilah bahasa Indonesia yaitu “Administrasi”, maka istilah yang kemudian ini mempunyai dua pengertian yaitu :(1) Administrasi dalam pengertian sama dengan pengertian administratie atau yang lebih dikenal dengan kegiatan tatausaha, dan (2) Administrasi dalam pengertian sama dengan administration. Untuk pengertian yang pertama kiranya telah jelas diuraikan di atas, sedangkan pengertian yang kedua inilah yang akan di bahas pada  bagian berikut.

Administration mempunyai pengertian dan skop yang lebih luas dari pada administratie dilihat dari aspek tatausaha saja. Jadi, pengertian administrasi yang dimaksudkan di sini adalah pengertian yang lebih luas yang sekaligus mencakup tata usaha. Dalam hubungan ini, akan dikemukakan beberapa definisi dari kalangan ahli administrasi dan manajemen sebagai berikut :

1.  Dwight Waldo (1971) mengemukakan bahwa : Administrasi adalah suatu bentuk daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rationaliteit yang tinggi.

2.  William H. Newman (1963) berpendapat bahwa : Administrasi adalah bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan dari pada usaha dari sekelompok individu menuju pencapaian Tujuan bersama.

3.  Dr. S.P. Siagian MPA (1977) berpendapat bahwa : Administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai Tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

4.  Drs. The Liang Gie dan Drs. Sutarto (1977)  mengemukakan pula bahwa : Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.

Bila diteliti secara cermat definisi-definisi tersebut diatas maka sesungguhnya Administrasi adalah rangkaian kegiatan atau proses yang :

a.    Dilakukan oleh sekelompok orang (dua orang atau lebih).

b.    Berlangsung dalam suatu bentuk kerja sama.

c.    Dimaksudkan untuk mencapai Tujuan tertentu yang telah ditetapkan.

Ketiga faktor tersebut dapat disingkat menjadi sekelompok orang, kerja sam, tujuan tertentu. Ketiga faktor inilah yang lazim dikenal sebagai unsur mutlak dari pada Administrasi.

Administrasi merupakan rangkaian kegiatan (proses) yang wujudnya: merencanakan, memutuskan, menyusun, mengatur, memimpin, mengurus, mengarahkan, membimbing, menselaraskan, mengendalikan, mengawasi, meyempurnakan dan kegiatan-kegiatan semacam itu. Untuk ringkasnya kegiatan-kegiatan semacam itu tercakup dalam suatu istilah yaitu yang disebut ”menata”  atau “penataan”. Oleh karena itu kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam pengertian Administrasi adalah rangkaian kegiatan penataan. (The Liang Gie & Sutanto,1977)

Dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap usaha kerja sama manusia untuk mencapai tujuan tertentu.

Sebagaimana diketahui bahwa tujuan yang hendak dicapai dan sifat suatu kerja sama dapat bermacam-macam. Demikian juga jumlah dan susunan orang-orang yang bekerja sama dapat berbeda-beda pula. Selanjutnya usaha itu dapat pula berlangsung pada waktu dan tempat yang berlain-lainan. Tetapi pada setiap kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang pasti terdapat rangkaian kegiatan penataan yang mengarahkan kepada pencapaian tujuan. Rangkaian kegiatan penataan ini sebagai suatu kebulatan kini biasanya menjadi fungsi seseorang atau beberapa orang pejabat. Atau dengan perkataan lain Administrasi sebagai fungsi dijalankan oleh setiap orang yang berkedudukan sebagai pucuk pimpinan suatu usaha kerja sama manusaia atau “Ketua Organisasi”. Yang dinamakan “Administrator”. Jadi Administrator adalah kepala yang tertinggi di dalam organisasi. Tetapi tidaklah berarti bahwa Administratorlah yang satu-satunya berperan sebagai pelaksana fungsi Administrasi, melainkan dilaksanakan juga oleh pejabat-pejabat yang berada dibawahnya berdasarkan pelimpahan dari Administrator tadi.

Perlu diketahui bahwa Administrasi yang merupakan rangkaian kegiatan penataan, merupakan pekerjaan penunjang pelaksanaan pekerjaan substansuif. Kelompok pekerjaan yang dilakukan dengan rangkaian kegiatan subtantif dinamakan “pekerjaan pokok” atau “pekerjaan induk” yaitu pekerjaan yang langsung bertalian dengan tujuan yang hendak dicapai.

Untuk menegaskan perbedaan antara rangkaian kegiatan penataan dan rangkaian kegiatan substansif, dapat diberikan contoh sebagai berikut :

Dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi yang dilakukan oleh suatu universitas yang bertujuan menghasilkan sarjana, maka yang termasuk rangkaian kegiatan pekerjaan subtantif, antara lain meliputi kegiatan seperti :

l   Mengajarkan suatu mata kuliah

l   Menguji mahasiswa

l   Melakukan penelitian

l   Melaukan pengabdian kepada masyarakat

l   Membuat skripsi

l   Mengarang Buku

Sedangkan yang termasuk rangkaian kegiatan penataan antara lain :

l   Membuat rencana kerja tahunan.

l   Membagi tugas antara pengajar.

l   Menyusun kalender akademis.

l   Menyusun jadwal perkuliahan.

l   Mengatur ujian.

l   Mengatur/megurus tersedianya alat peraga, ruang kuliah dan lain-lain.

l   Menghimpun dan menyampaikan informasi dari pimpinan universitas kepada para pengajar.

l   Mengurus kenaikan pangkat para pengajar.

l   Berusaha menemukan cara kerja yang lebih baik.

Contoh lain ialah proses produksi yang ditujukan untuk mengahasilkan suatu barang pabrik, rangkaian perbuatan pekerjaan subtantif, misalnya :

l   Mencampurkan bahan-bahan yang diperlukan.

l   Menjalankan mesin pengolahnya.

l   Menambahkan warna yang diperlukan.

l   Memotong menjadi sesuatu bentuk dan ukuran sampai barang itu benar-benar selesai.

Sedangkan proses penataan miasalnya :

l   Perbuatan-perbuatan mengatur pemakain tenaga buruh.

l   Mengurus keuangan pabrik itu.

l   Mengadakan catatan-catatan mengenai hasil produksi.

l   Memperhatikan tanggapan-tanggapan masyarakat terhadap barang yang dihasilkan. (The Liang Gie & Sutanto, 1977)

Dalam praktek, tidak ada Administrasi apabila tidak ada pekerjaan pokok atau pekerjaan induk. Dengan demikian proses Administrasi selalu berkaitan dengan pekerja pokok.

Administrasi sebagai rangkaian kegiatan penataan  di dalam pelaksanaanya bila diteliti terlihat adanya unsur-unsur yang menurut The Liang Gie unsur-unsur tersebut terdiri atas 8 macam , yaitu :

1.  Organisasi: adalah unsur pertama dari Administrasi yang merupakan wadah dimana kegiatan–kegiatan administrasi dijalankan. Dalam organisasi dikelompokkan ortang-orang, tugas-tugas, wewenang, dan tanggung jaawab serta hubungan diantara para pekerja atau unit-unit tugas.

2.  Manajemen: adalah rangkaian perbuatan menggerakkan orang-orang dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerjasama betul-betul tercapai.

3.  Komunikasi: rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari satu pihak kepeda pihak lain dalam usaha kerjasama yang bersangkutan.

4.   Kepegawaian: rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama yang bersangkutan.

5.  Keuangan: rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.

6.  Perbekalan: rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara, sampai kepada penyingkiran benda-benda perlengkapan dalam usaha kerjasama.           

7.  Tatausaha : rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukkan dalam usaha kerjasama.

8.  Hubungan masyarakat: rangkaian kegiatan menciptakan hubungan baik dan dukungan dari masyarakat sekeliling terhadap usaha kerja sama yang bersangkutan

Unsur-unsur yang disebutkan di artas terdapat dalam usaha kerja sama pada umumnya, apapun tujuan dan corak usaha kerja sama  itu. Pemisahan unsur-unsur itu hanyalah untuk kebutuhan analisis teoritis sebab dikenyataan sehari-hari unsur-unsur itu hanyalah untuk kebutuhan analisa teoritis sebab di dalam kenyataan sehari-hari kegiatan dari unsur-unsur ini saling jalin menjalin satu sama lain, karena memang administrasi adalah merupakan suatu kebulatan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.

            Kiranya jelas bagi kita bahwa pengertian Administrasi yang dikemukakan kemudian ini, mencakup 8 unsur yang merupakan satu kesatuan, dimana salah satu unsurnya adalah tata usaha (rangkaian kegiatan catat mencatat, yang menyangkut  keterangan), yang sering juga diistilahkan sebagai Administrasi.

Untuk mencegah kekacauan pengertian, dan dalam rangka pengembangan dan pembinaan administrasi di Indonesia, kiranya perlu penertiban pengertian dan penggunaan istilah Administrasi ini. Untuk maksud tersebut, maka pengertian “administratie” dari bahasa Belanda yang menyangkut kegiatan catat-mencatat pelbagai keterangan, kita gunakan istilah “tata usaha”. Dan untuk pengertian “Administrasi” kita tetap persamakan dengan pengertian “Administration” (Inggris), yang didalam buku ini didefenisikan sebagai segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap usaha kerja sama manusia untuk mencapai tujuan tertentu.

Rangkaian kegiatan penataan yang dilakukan dalam suatu organisasi tidak berlangsung dalam keadaan lepas dari lingkungannya, sebaliknya berlangsung dengan dipengaruhi lingkungan. Faktor-faktor lingkungan ini walaupun tidak termasuk Administrasi, tetapi berpengaruh ikut menentukan apakah suatu administarasi akan berhasil mencapai tujuannya atau tidak.

Yang termasuk faktor lingkungan yang mempengaruhi berlangsungnya Administrasi ini menurut F.E. Kast dan James E. Rosenzwig, antara lain :

1.  Kebudayaan           6.  Kependudukan

2.  teknologi                  7.  Sumber fisik

3.  Pendidikan              8. Sosial

4.  Politik                       9. Ekonomi

5.  Hukum

       Proses usaha kerja sama manusia menuju pencapaian tujuan yang mencakup segenap faktor-faktor, pengertian, unsur-unsur serta pengaruh lingkungan Administrasi  menurut The Liang Gie, 1977 dapat digambarkan sebagai berikut :