BAGIAN – BAGIAN SURAT

Bagian – bagian surat yang lengkap, terdiri atas :

1.     Kepala surat.

Kepala surat adalah nama dan alamat kantor pengirim yang terletak di bagaian atas kertas. Biasanya alamat itu dilengkapi dengan nomor telephone, Faximile, E mail dan webside ,alamat kawat, bahkan tercantum pula simbol perusahaan di sebelah alamat. Letaknya diatur sedemikian sehingga kelihatan menarik. Kepala surat menunjukkan identitas dan wibawa perusahaan tersebut .

2.     Leher Surat

2.1. Tanggal Surat

Setiap surat harus bertanggal, bulan, dan tahun. Gunanya sebagai penunjukan kembali waktu membuat surat susulan dan membuat surat balasan. Biasayanya dalam surat susulan ditulis :

“Menyusul surat kami tertanggal .................... “

“Membalas surat Tuan tertanggal .................... “

2.2. Nomor Surat

Nomor surat adalah nomor urut surat, yang pertama dibuat dalam satu tahun adalah nomor 1, yang kedua nomor 2, dan seterusnya .Setelah nomr surat, berturut – turut ditulis kode, bulan (disimbulkan dengan angka romawi), tahun . Masing – masing dibatasi dengan garis miring ( / ).

Contoh :

Nama perusahaan                           : PT  ‘SURYA ABADI”

Bulan penulisan surat                     : Oktober

Tahun                                                   : 2009

Surat keluar  yang ke                      : 220

Dari hal – hal tersebut , nomor surat dibuat menjadi :

Nomor : 220/SA/X/’09

2.3. Lampiran

Lampiran adalah lembaran lain, seperti : daftar barang, faktur, kuitansi, atau lembaran – lembaran salinan surat – surat penting yang diikutsertakan bersama surat. Lampiran ini harus di sebutkan jumlahnya , seperti : 1 helai, 2 helai . Janganlah disebut kesatuannya, seperti : 1bundel, 1 berkas . Hal ini dapat minimbulkan keraguan bagi penerima karena tidak pasti jumlahnya. Jika lampiran perlu disebutkan satu per satu, seperti lampiran – lampiran dokumen atau dianggap sebagai dokumen dalam surat laporan atau surat pemberitahuan penting. Lapiran terpaksa diletakkan di bawah surat, agar ruang/tempat isi lapiran cukup menampung uraian-uraian lampiran . Lihat contoh di bawah ini :

Lampiran             :               1. 1 helai fotokopi Surat Keterangan Domisil

                                                2. 1 helai fotokopi SIUP

                                                3. 1 helai fotokopi NPWP             

2.4. Hal/perihal

“Hal” atau “Perihal” adalah maksud surat yang utama atau pokok surat. Guna “hal” ini, untuk mempermudah penerima surat mengetahui arah permasalahan surat dan untuk penunjukkan kembali dalam surat – suart balasan .

`2.5. Alamat Surat

Alamat surat adalah tujuan surat, kepadea siapa dan di mana surat itu harus sampai. Maka alamat – alamat pada sampul harus lengkap dan jelas. Surat – surat niaga yang ditujukan kepada pejabat, seperti : direktur, pemimpin, pengawas, manajer, harus memakai kata sapaan “Yth”. Demikian pula halnya dengan surat – surat resmi yang ditujukan kepada pribadi, seperti : sdr. ... Tuan ......., Bapak ........, Nn. ............... harus memakai kata sapaan tersebut. Perhatikan contoh di bawah ini !

Kepada

Yth. Sdr. Tirtokusumo

Jalan Kaliurang 23

S o l o

Kepada

Yth. Pemilik Toko Buku “Sumber Kawruh”

Jalan Kelapa Hijau V I D A   5

Kelapa Gading Permai

Jakarta – Utara .

6.       Pembuka Surat/ Salam pembukaan

Pembuka surat adalah kata tatakrama, yaitu kata yang menyimpulkan kesopanan dalam komunikasi tulisan. Pada surat – surat niaga maupun surat – surat pribadi, pembuka surat ini harus selalu dipakai. Kata tatakrama ini biasanya disimpulkan dengan kata- kata : Dengan hormat, Tuan yang terhormat, Sdr. ... yang terhormat, Bapak ..... yang terhormat, dan seterusnya

3.   Badan Surat

3.1. Pembuka kata

Pembuka kata merupakan bagian dari uraian surat yang mendahului uraian masalah pokok.

3.2.Isi/inti surat

Isi surat adalah uraian pokok surat. Dari pokok uraian inilah hal atau perihal disimpulkan .

3.3. Penutup

Penutup kata adalah uraian yang mengakhiri surat. Pada surat – surat niaga atau surat-surat pribadi, uraian penutup ini sebaiknya dibuat dengan kata – kata yang sopan, agar penerimaan berkesimpulan bahwa pengirim berkepribadian tinggi dan tentu saja hal ini demi nama baik perusahaan. Maka pada penutup surat sering ditulis ucapan terima kasih, kata penghargaan, dan sebagainya .

4.   Kaki Surat

4.1. Penutup Surat

Penutup surat adalah kata yang mengakiri surat. Seperti halnya membuka surat, penutup surat adalah ucapan hormat. Pada surat niaga dipakai kata “Hormat kami”. Pada surat – surat dinas Pemerintah, pembuka maupun penutup surat tidak dipakai .

4.2. Nama perusahaan

Pada surat – surat niaga nama perusahaan dicantumkan di bawah kata “Hormat kami” (penutup surat}, sebagai pelengkap penutup surat.

4.3. Tanda tangan

Tanda tangan merupakan pengesahan dari orang yang bertanggung  jawab atas hal – hal yang diuraikan atau dinyatakan dalam surat.

4.4. Nama terang

Di bawah tanda tangan dituliskan nama terang penanda tangan .

4.5. Nama jabatan

Nama jabatan penanda tangan perlu dicantumkan. Hal ini menunjukkan kaitannya dengan surat resmi dan tanggung jawab atas kedudukan / jabatan .

4.6. Tembusan

Tembusan dibuat bilamana surat harus dikirim kepada pihak lain yang mempunyai hubungan ( secara teknis ) dengan isi surat.

4.7. Singkatan

Singkatan ( inisial ) adalah singkatan nama yang membuat konsep dan orang yang mengetik surat. Inisial ini hanya berlaku pada surat niaga saja .