Defenisi Protokol

A.    Makna dan arti protokol

1.    Pengertian Protokol yang dikaitkan dengan masalah Perjanjian Hubungan Internasional :

a.       Lembar pertama yang diletakan suatu dokumen yang berisi persetujuan, baik yang bersifat nasional maupun internasional.

b.      Keseluruhan dokumen persetujuan (bukan hanya lembar pertama).

c.       Selain dokumen itu sendiri, juga seluruh dokumen yang melengkapi persetujuan pokok, yaitu seluruh catatan resmi yang dibuat pada akhir sidang dari ditandatangani oleh seluruh peserta.

d.      Pokok-pokok persetujuan antar Bangsa/Negara.

e.       Dokumen yang mencantumkan hak-hak, kewajiban, kelonggaran dan kekebalan diplomatic.

2.    Pengertian Protokol yang dikaitkan dengan persoalan pengaturan/pelaksanaan suatu upacara atau tata-cara pergaulan internasional dan yang disebut Protokol – Upacara :

a.       Kumpulan tatacara pengaturan upacara yang dituru oleh semua pergaulan antar Kepala Negara dan Menteri-Menteri.

b.      Tata tertib/sopan santun di dalam pergaulan Internasional.

c.       Pedoman tatacara pergaulan Internasional.

d.      Petugas yang melaksanakan serta bertanggung jawab atas terlaksananya penerapan tatacara pengaturan/,pelaksanaan suatu upacara.

3.    Menurut Undang-undang Nomor 8 Tahun 1987 tentang Protokol. Protokol adalah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi, yang meliputi aturan mengenai Tata Tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan, sehubungan dengan penghormatan kepada seseorang, sesuai dengan jabatan dan atau kedudukannya dalam Negara, Pemerintah atau Masyarakat.

B.     Pentingnya aturan Protokol

1.    Ikut menentukan terciptanya suasana/iklim yang mempengaruhi keberhasilan suatu usaha.

2.    Menciptakan tata pergaulan yang mendekatkan satu sama lain da dapat diterima oleh semua pihak, walaupun mengandung unsur-unsur yang membatasi gerak pribadi.

3.    Tercipta suatu upacara yang khidmat, tertib dan lancer.

4.    Terciptanya pemberian perlindungan.

5.    Terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.

C.    Unsur-unsur penting Protokol Upacara

Dalam Protokol Upacara terdapat 3 unsur penting :

1.    Tatacara :

Yaitu setiap upacara, harus dilakukan dengan khidmat, tertib dan lancer.

Perbuatan/tindakan-tindakan pada acara ini dilakukan menurut aturan atau adat kebiasaan tertentu yang sudah tetap dan harus ditaati dengan seksama oleh upacara.

2.    Tata Krama :

Pada setiap upacara, diperlukan penggunaan kata-kata yang baik dan tepat menurut tinggi rendahnya derajat Pejabat yang bersangkutan, disesuaikan dengan peristiwanya.

3.    Aturan/rumus-rumus tertentu :

Didalam penyelenggaraan suatu upacara kita terikat pada tatacara yang sudah tetap dan didasarkan pada rumus-rumus tertentu yang sudah tetap pula.

Contoh :

-          Seating arrangement

-          Tata tempat

-          Perlakuan terhadap bendera kebangsaan

-          Perlakuan/penghormatan terhadap Lambang Negara

-          Penghormatan terhadap Bendera Asing, dll.

D.    Ruang lingkup Tugas, da Fungsi Protokol

1.    Luasnya ruang lingkup tugas protocol yang menyangkut segi-segi, tercermin di dalam banyaknya macam acara yang harus dilaksanakan, yaitu seperti :

a.       Penerimaan tamu/audensi

b.      Kunjungan tamu (dalam dan luar negeri)

c.       Perjalanan ke daerah/Luar Negeri

d.      Pengaturan rapat/sidang

e.       Penyelenggaraan resepsi/jamuan

f.       Penyelenggaraan upacara-upacara

1)      Hari Besar Nasional

2)      Hari  Besar Keagamaan

3)      Peresmian Proyek

4)      HUT Bendera

5)      Apel Bendera

6)      Pelantikan dan serah terima jabatan

7)      Credentials

8)      Penandatanganan kerjasama internasional

9)      Peresmian pembukaan/penutupan seminar/lokakarya dan lain sebagainya.

2.    Protokol berfungsi sebagai salah satu staf pembantu pimpinan dalam menelola fungsi.

E.     Syarat-syarat bagi petugas protokol

1.    Secara teknis, setiap petugas harus menekuni bidang tugas masing-masing dan dituntut pula untuk turut memperhatikan kepentingan bidang lainnya.

2.    Perlu mewujudkan aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang kompak, tertib dan berwibawa dalam suatu kondisi yang berazaskan kekeluargaan guna menjamin tercapainya keberhasilan pelaksanaan tugas.

3.    Protokol perlu menguasai segala permasalahan, tetapi buikan berarti harus melaksanakannya sendiri,tetapi untuk mengetahui apapun aspek kegiatan yang perlu bagi suatu acara.

4.    Mampu mengerti arti pentingnya dekorasi, kebersihan dan keamanan.

5.    Mengerti tentang prinsip-prinsip manajemen yang baik.

6.    Mampu berpakaian yang baik.

F.     Sumber-sumber protokol

1.    Persetujuan Internasional :

-          Kongres Wina 1818

-          Aix la Chapelle 1818

-          Vienna Convention on Diplomatic relations 1961

-          Vienna Convention on Consular 1963

2.    Peraturan perundang-undangan masing-masing Negara.

3.    Tradisi adat istiadat dan kebiasaan setempat.

4.    Azas timbale balik (reciprocity).

5.    Kepribadian Kepala Negara.