Peran Teknologi Informasi dalam Bisnis

Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Pembangunan Teknologi Informasi Perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber dayayang dimiliki. Dalam penerapannya rencana strategis Teknologi Informasi senantiasa diselaraskan dengan Rencana Perusahaan, agar setiap penerapan Teknologi Informasi dapat memberikan nilai bagi Perusahaan. Mengacu kepada Arsitektur Teknologi Informasi Perusahaan, penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan dikategorikan sebagai berikut :

Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis data, network management dan lain-lain.

1.        Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya Perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi & keuangan dan lain-lain.

2.        Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifikPerusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkan Perusahaan antara lain Aplikasi Properti, Aplikasi Forwarding dan Aplikasi Pergudangan.

Departemen TI sering kali dipandang sebelah mata karena merupakan departemen yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa menghasilkan uang, hal inilah yang kadang menjadi problematika tersendiri bagi departemen TI di perusahaan. Terkadang banyak perusahaan memandang sebelah mata akan peran TI dalam menunjang proses di Perusahaan tersebut, memang belum banyak alat ukur yang dapat digunakan untuk mengukur seberapa besar TI berperan atau ikut andil dalam memajukan perusahaan

Beberapa penerapan dari Teknologi Informasi dan Komunikasi antara lain dalam perusahaan, dunia bisnis, sektor perbankan, pendidikan, dan kesehatan. Dan yang akan dibahas disini adalah khusus penerapan Teknologi Infromasi dan Komunikasi dalam Perusahaan.

Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan para usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan perubahan pada kebiasaan kerja, misalnya pada penerapan Enterprice Resource Planning (ERP). ERP adalah salah adalah suatu paket piranti lunak (software) yang dapat memenuhi kebutuhan suatu perusahaan dalam mengintegrasikan keseluruhan aktivitasnya, sehingga bisnis dapat berjalan dengan tingkat pelayanan pelanggan dan produktifitas yang tinggi, biaya dan inventory yang lebih rendah serta menyediakan dasar dalam pelaksanaan e-commerce yang efektif.

Peranan departemen TI di perusahaan dapat diketahui  dengan melihat keuntungan-keuntungan penerapan teknologi TI di perusahaan tersebut, misalnya:

1.        Prose yang sebelumnya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll.

2.        Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT. Sebab TI akan memperpendek rantai birokrasi, yang tadinya selesai dalam 1 minggu dengan TI hanya butuh waktu 1 hari. 

3.        Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT, informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan perusahaan lebih kompetitif, sebab pengambilan keutusan yang lambat akan membuat perusahaan kehilangan right implementation timing.

4.        Penghematan biaya promosi dan pemasaran. Teknologi informasi memungkinkan perusahaan untuk promosi lewat website dengan biaya sangat murah. Konsumen juga dapat melihat profil perusahaan serta informasi-informasi umum dari perusahaan dimana pun dan kapan pun.

5.        Sistem informasi terintegrasi disemua lini perusahaan, sehingga  terjadi peningkatan kinerja. Pihak manajemen dengan cepat dapat mengetahui kondisi perusahaannya tanpa harus berkunjung ke kantor cabang yang jauh dan memakan biaya transportasi.

Jadi sebenarnya penerapan TI akan sangat menghemat biaya di semua aspek, baik tenaga kerja, proses, pemasaran, maupun manajemen, namun memang diperlukan dana investasi yang cukup besar. Penerapan TI juga akan mempercepat pertumbuhan dan meningkatkan daya saing perusahaan, sehingga secara otomatis margin profit yang diperoleh semakin tinggi. Perhitungan keuntungan yang dihasilkan oleh implementasi TI dapat dihitung dari penghematan-penghematan yang dihasilkan perusahaan, dan kemajuan-kemajuan yang dicapai perusahaan. Hasil yang didapatkan sangat signifikan dan menunjukkan adanya perubahan besar di perusahaan.

Sistem Informasi secara umum mempunyai beberapa peranan dalam perusahaan, diantaranya sebagai berikut:

1.      Minimize risk

Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan factorfaktor keuangan. Pada umumnyarisiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang beradadiluar control perusahaan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangirisiko-risikoyang kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting,  financial advisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi.

2.      Reduce costs

Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:

a)      Eleminasi proses

Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu. Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam menghadapi keluhan pelanggan.

b)   Simplifikasi proses

Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs perusahaan tanpa perlu datang ke bagian pelayanan order.

c)      Integrasi proses
Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).

d)     Otomatisasi proses
Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi.

3.      Add Value

Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.

4.      Create new realities

Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e-commerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty, dan lain sebagainya, pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.

Bagi beberapa perusahaan, sebuah strategi TI tidak selalu pada kasus yang formal. Walaupun dinamakan perencanaan Sistem Informasi (IS) Strategik, arsitektur aplikasi, data, teknologi dan proses manajemen IS, yang terdiri dari standar pengembangan dan pelaporan, semuanya disajikan dengan rencana, proses dan kebutuhan dari bisnis yang ada saat ini. Tidak ada acuan atau philosofi untuk kegunaan teknologi di perusahaan dan tidak terkesan adanya aturan yang signifikan dalam menentukan strategi mana yang lebih efektif, menguntungkan dan dapat dikerjakan dengan mudah.

Dalam lingkungan konvensional, hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan manfaat penggunaan TI dikembangkan melalui beberapa lapisan; dari perencanaan, analisa dan perancangan. Dapat dipahami bila pada ligkungan sseperti ini TI memiliki pengaruh yang kecil terhadap strategi kompetitif perusahaan. Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan TI di lingkungan bisnis, semakin terlihat tidak ada lagi pemisahan antara TI dan Strategi kompetitif perusahaan, karena semua strategi kompetitif harus memiliki TI sama halnya dengan memiliki marketing, produsen dan keuangan.

Strategi TI membantu manager untuk mendefinisikan batasan pembuatan keputusan untuk tindakan berikutnya, tapi menghentikan dengan singkat dalam menentukan tindakan untuk dirinya sendiri. Hal ini merupakan perbedaan mendasar antara Strategi TI dan perencanaan IT. Strategi TI merupakan kumpulan prioritas yang menguasai pembuatan keputusan bagi user dan proses data profesional. Hal itu merupakan bentuk aturan framework untuk kegunaan TI dalam perusahaan, dan menjelaskan bagaimana seorang eksekutif senior pada perusahaan akan berhubungan pada infrastruktur IT.Perencanaan TI pada hal lain, memfokuskan pada pelaksanaan dari Strategi IT.

Perencanaan Strategis Sistem Informasi diperlukan agar sebuah organisasi dapat mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi manajemen dan menolong untuk memaksimalkan hasil dari investasi pada bidang teknologi informasi. Sebuah sistem informasi yang dibuat berdasarkan Perancangan Startegis Sistem Informasi yang baik, akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan untuk melakukan rencana bisnisnya dan merealisasikan pencapian bisnisnya. Dalam dunia bisnis saat ini, penerapan dari teknologi informasi untuk menentukan strategi perusahaan adalah salah satu cara yang paling efektif untuk meningkatkan performa bisnis.

Strategi TI diperlukan sebagai : 

(a) pengetahuan mengenai teknologi baru; 

(b) membantu dalam perencanaan taktis dan strategis; 

(c) dibahas dalam diskusi perusahaan, dan 

(d) memahami kelebihan dan kekurangan teknologi. 

Semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia bisnis, maka menuntut manajemen SI/TI untuk menghasilkan Sistem Informasi yang layak dan mendukung kegiatan bisnis.Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang manajemen SI/TI. Perubahan yang terjadi adalah dengan diterapkannya Perancangan Strategis Sistem Informasi untuk memenuhi tuntutan menghasilkan SI yang mendukung kegiatan bisnis suatu organisasi. Seiring dengan perkembangan zaman dan dunia bisnis, peningkatan Perencanaan Strategis Sistem Informasi menjadi tantangan serius bagi pihak manajemen SI/TI.

Sistem dan Teknologi Informasi sebagai Enabler menuntut perusahaan/ organisasi untuk mengaplikasikan teknologi bukan hanya untuk menjaga eksistensi bisnisnya melainkan juga untuk menciptakan peluang dalam persaingan. Pemahaman mengenai peran pengembangan teknologi dan sistem informasi diperlukan untuk mengelola teknologi dan sistem informasi dalam organisasi itu sendiri, dimana TI mendukung perusahaan/organisasi pada level :

1.        Strategik : relevan dengan target pencapaian jangka panjang dan bisnis secara keseluruhan

2.        Taktis : diperlukan untuk mencapai rencana dan tujuan strategis dalam rangka melakukan perubahan menuju sukses

3.        Operasional : proses dan aksi yang harus dilakukan sehari-hari untuk menjaga kinerja

Keterkaitan Bisnis dengan SI/TI :

1.        Melakukan sinergi antara external dan internal domain.

2.        Pilihan strategis external harus selaras dengan pengaturan internal.

3.        Domain TI : Strategi untuk TI harus terlihat pada external domain: menentukan posisi/formula perusahaan dalam pasaran produk TI.

4.        TI enabler: menentukan atau membentuk strategi bisnis (tidak hanya berfungsi sebagai response/support terhadap kebutuhan strategi bisnis).

5.        Integrasi Fungsional TI bagi perusahaan: Strategi bisnis dan strategi TI, pada tingkat eksekusi dan fungsional.

6.        Operasional bisnis dan infrastruktur TI : Hubungan antara administrasi proses bisnis dan proses TI supaya eksekusi strategi dapat dilaksanakan.