- Lokasi check-in bisa di lobby, di restoran atau di function room. Semua itu tergantung dari besarnya rombongan, banyaknya tamu rombongan yang datang, juga tergantung dari fasilitas yang dimiliki hotel.
- Pengantaran tamu rombongan ke kamar, tidak semua tamu bisa diantar satu per satu, khusus hanya yang memang memerlukannya karena sama sakali tidak tahu letak kamar atau sulit untuk dijelaskan secara verbal saja.
- Barang tamu, jika itu merupakan rombongan dari jauh dan membawa barang bawaan yang cukup banyak, maka satu per satu harus dicocokkan dengan tour leader, dan dipastikan bahwa tiap barang mempunyai luggage tag yang menunjukkan nama tamu dan kamar yang ditempati. Hal itu untuk memudahkan pengiriman dan menghindari kehilangan barang atau tertukar dengan tamu lain.
- Terkadang ada juga rombongan yang barangnya datang beberapa jam sebelum tamunya datang, karena mereka dari luar negeri atau tempat yang jauh sehingga bagasi barang di atur terpisah dengan tamu yang datang. Jika ada kasus demikian, pihak concierge harus menyediakan luggage store, untuk menyimpan semua barang tamu tersebut. Jika tempat penyimpanan barang tidak muat maka barang akan di simpan di area dekat concierge counter/belldesk tetapi diberi pembatas.
Berikut ini adalah prosedur penanganan check in untuk tamu rombongan.
- Tamu memasuki hotel dengan bus atau beberapa kendaraan disambut doorman.
- Trolley sudah siap di depan lobby.
- Kalau perlu ada kendaraan untuk mengangkut barang.
- Tambahan personnel disiapkan, kalau perlu ada tambahan tenaga supervisor, manager dan security.
- Waktu menurunkan barang sebaiknya ada security dan tour leader sebagai saksi jumlah barang.
- Tour leader ditemui dulu untuk diantar ke lobby, diajak duduk dan berbincang.
- Semua tamu rombongan dipersilakan duduk di lobby, lounge atau tempat khusus tidak jauh dari lobby, untuk group check-in.
- Welcome drink sudah disiapkan di tempat kedatangan tamu, jika meeting room dipakai untuk menyambut kedatangan tamu, maka welcome drink juga dikirim ke meeting room tersebut.
- Bell captain dan bellboy mengurus barang bawaan tamu dan memasang luggage tag.
- Pimpinan rombongan mengisi registration card, satu untuk satu rombongan.
- Receptionist memeriksa registraton card dengan seksama, biasanya disertai dengan lampiran yang diketik rapi, yang menunjukkan alokasi kamar.
- Cara penyerahan kunci kamar yang praktis adalah dengan menyerahkan semuanya ke tour leader.
- Bell captain mengatur strategi ke bellboy untuk pendistribusian barang masing-masing tamu ke kamar masing-masing.
- Tamu dipersilakan masuk kamar masing-masing setelah diberitahukan nomor kamarnya dan mendapatkan kunci kamar masing-masing. Bellboy membawakan luggage mereka, khusus yang memerlukan diantar saat itu. Jika tamu datang ke kamar terlebih dahulu maka barang bawaannya akan dikirimkan kemudian.
- Jika tamu diantar bellboy ke kamar melalui lift, maka tamu dipersilakan masuk lift terlebih dahulu.
- Setelah sampai di lantai yang dituju, tamu dipersilakan keluar lebih dahulu baru bellboy menyusul dibelakangnya.
- Apabila jumlah tamu lebih dari empat didalam lift dan dirasa sesak untuk membawa barang tamu kedalamnya, maka bellboy mempersilakan tamu untuk berangkat dahulu ke lantai tertentu, dan bellboy akan menyusul dengan menggunakan lift yang lain.
- Sebelum memasuki kamar, pintu kamar diketuk tiga kali
- Bellboy menaruh barang di luggage rack, meletakkan kunci di panel
- Seorang bellboy yang baik harus bisa menerangkan terlebih dahulu segala fasilitas yang ada di kamar termasuk beberapa pelayanan yang bisa diberikan untuk tamu selama menginap.
- Sebelum pergi, sekali lagi menjelaskan bahwa kunci ada di panel dan satu lagi di card holder amplop kunci, diserahkan ke tamu.
- Kembali ke bellboy station, mengisi errand card dan menyerahkannya ke captain.
- Receptionist mengubah status kamar dari vacant clean ke occupied, dan pesan itu harus dikirim ke semua departemen terkait, misalnya housekeeping, reservation, sales office, dan GM office. Jika hotel telah menggunakan sistem komputerisasi yang canggih, maka sudah ada informasi akan langsung tersebar ke semua departemen secara otomatis dalam detik yang sama.
- Cara lama, mungkin terjadi di beberapa hotel, semua data tamu akan dimasukkan rekening yang ditangani oleh front office cashier.
0 komentar:
Posting Komentar