Tugas Bagian Reservasi

Bagian pemesanan kamar merupakan bagian yang memiliki fungsi yang sangat vital. Ini dikarenakan tinggi rendahnya tingkat hunian kamar sangat ditentukan oleh kemampuan bagian reservasi di dalam menangani pemesanan kamar di hotel. Seorang petugas reservasi harus memiliki kemampuan tentang dasar-dasar reservasi, produk dan jasa yang dijual, bagaimana menjualnya atau teknik menjual, serta penggunaan teknologi komunikasi.

Reservasi adalah suatu proses permintaan pemesanan kamar dan fasilitas lain yang diinginkan oleh calon tamu untuk periode tertentu. Seluruh permintaan pemesanan kamar ini akan ditangani oleh petugas reservasi dengan mempertimbangkan keberadaan kamar pada saat itu.

Tugas dan Tanggung Jawab
Tugas utama reservation staff adalah mencatat dan memproses seluruh pemesanan kamar secara akurat sekaligus mempromosikan produk hotel serta menciptakan & menjaga citra hotel yang baik melalui pemberian pelayanan yang maksimal. Adapun rincian tugas reservation staff yaitu:

• Menjual produk hotel dengan cara melakukan teknik penjualan. 
• Mempromosikan produk dan fasilitas hotel. 
• Mempertahankan pengetahuan tentang produk dan pelayanan yang ada di hotel seperti harga & fasilitas promosi, harga khusus dll. 
• Menjalin hubungan yang baik dengan tamu serta mengantisipasi kebutuhan tamu. 
• Mencatat dan memproses pemesanan yang dilakukan dengan berbagai macam media. 
• Menerima pemesanan kamar yang ada dalam daftar tunggu (waiting list). 
• Memproses perubahan pemesanan kamar. 
• Mencatat metode pembayaran yang sudah diatur khusus untuk tamu rombongan dan konvensi.
• Melakukan tindakan pencegahan untuk menghindari tamu no show. 
• Meminta persetujuan FOM atau finance manager untuk pemesanan kamar yang menginginkan pembayaran kredit. 
• Membuat laporan reservasi.
• Mengarsip data pemesanan kamar secara akurat