Fungsi Kantor Depan Hotel ( Front Office )

Kantor Depan adalah cermin dari kualitas hotel untuk pertama kali bagi tamu saat memasuki suatu hotel. Untuk itu kesiapan, kesigapan, ketepatan serta kemampuan semua karyawan di bagian kantor depan dalam menjalankan fungsi, tugas, dan tanggung jawabnya sangatlah menentukan dalam memberikan impresi baik maupun kurang baik atau buruk pada para tamu hotel sebelum para tamu tersebut mendapatkan pelayanan dan pengalaman yang lainnya saat mereka datang untuk menginap maupun tidak di suatu hotel. Ingat ada dorongan motivasi berupa slogan bagi karyawan kantor depan sebagai berikut:
”WE DO NOT HAVE A SECOND CHANCE TO GIVE GOOD IM PRESSION TO OUR GUESTS” (Kita tidak pernah mendapatkan kesempatan kedua untuk memberikan impresi yang baik kepada para tamu kita).

Kantor depan hotel(front office) secara operasional berhubungan dengan tamu dan area kerjanya tidak jauh dari lobby, daerah yang paling ramai hilir mudik tamunya. Oleh sebab itu, bagian ini disebut dengan bagian front office. Kantor depan hotel merupakan salah satu bagian dari hotel yang paling penting dalam hal mewujudkan tujuan yang akan dicapai oleh hotel. Tujuan dari kantor depan hotel adalah sebagai berikut.

• Meningkatkan tingkat hunian kamar serta pendapatan hotel dari tahun ke tahun. 
• Meningkatkan jumlah tamu langganan. 
• Memenuhi kebutuhan dan kepuasan tamu secara baik, tepat dan cepat kepada tamu. 
• Membentuk citra hotel yang positif. 

Kantor depan hotel memiliki fungsi dalam mewujudkan tujuan dari hotel. Fungsi tersebut dilakukan oleh petugas kantor depan sehari-hari. Adapun fungsi-fungsi tersebut sebagai berikut.

1. Menjual kamar, kegiatan yang dilakukan antara lain: menerima pemesanan kamar, melakukan pendaftaran tamu, memblok kamar. 
2. Memberikan informasi mengenai seluruh produk, fasilitas, pelayanan, dan aktivitas yang ada di hotel maupun di luar hotel. 
3. Mengkoordinasikan kepada bagian lain yang terkait dalam rangka memenuhi keinginan tamu serta memberikan pelayanan yang maksimal. 
4. Melaporkan status kamar yang terkini. 
5. Mencatat, memeriksa pembayaran tamu serta menangani rekening tamu. 
6. Membuat laporan yang dibutuhan oleh hotel. 
7. Memberikan pelayanan telekomunikasi untuk tamu. 
8. Memberikan pelayanan barang bawaan tamu. 
9. Menyelesaikan keluhan tamu

Fungsi Kantor Depan Hotel

Selain mempunyai fungsi yang penting, front office juga berperan penting dalam hal pelayanan dan pencapaian tujuan hotel yakni memberikan pelayanan yang diharapkan oleh tamu, membentuk citra hotel, dan pendapatan yang maksimal. Peranan itu antara lain: 

a. Pemberi informasi 

Petugas kantor depan diharapkan mampu memberikan informasi yang jelas, benar, dan cepat tentang produk, fasilitas, aktivitas, pelayanan yang ada di hotel maupun di luar hotel. Informasi yang diberikan tidak hanya terbatas untuk tamu, tetapi informasi yang dibutuhkan oleh kolega/teman sejawat lainnya. 

b. Penjual (sales person) 

Petugas kantor depan diharuskan mempunyai jiwa menjual, selain dikarenakan fungsi utama menjual produk hotel, bagian ini adalah bagian yang sering berhubungan langsung dengan tamu hotel. 

c. Wakil manajemen 

Petugas kantor depan dalam keadaan tertentu dapat berperan sebagai wakil manajemen untuk mengatasi/menyelesaikan masalah yang timbul di luar jam kerja manajemen. 

d. Penyimpan data 

Sumber data kegiatan hotel banyak berasal dari laporan yang dibuat oleh petugas kantor depan dan penyimpanan data tersebut juga di bagian kantor depan. Oleh sebab itu, data yang dibuat dan disimpan harus selalu terkini, sehingga manajemen dapat membuat keputusan dan kebijakan yang tepat untuk masa yang akan datang. 

e. Diplomatis 

Petugas kantor depan pada situasi dan kondisi tertentu diharapkan mampu melakukan tindakan secara diplomatis sehingga dapat menjaga hubungan yang baik dengan tamu dan pihak lain. 

f. Pemecah masalah 

Petugas kantor depan diharapkan dapat memecahkan masalah yang dialami oleh tamu, tak terkecuali masalah yang berasal dari bagian lain. 

g. Humas 

Petugas kantor depan berperan secara baik, aktif dalam berhubungan dengan tamu, dan masyarakat sekitar agar terjadi hubungan yang harmonis dan berdampak pada pembentukan citra hotel yang baik.