Penanganan Check-Out untuk Rombongan

Langkah yang harus dilakukan dalam penanganan keberangkatan tamu rombongan sebagai berikut.

• Sehari sebelum tanggal keberangkatan suatu rombongan, ketua rombongan/ tour leader biasanya memberitahukan kepada staff front desk, bahwa untuk keberangkatannya itu pengumpulan barang-barangnya dari kamar dilakukan pada jam tertentu, misalnya setelah makan siang. Penyelesaian rekeningnya dilakukan oleh tour leader. Jam keberangkatan rombongan juga perlu disosialisasikan: waktu dan tempat berkumpulnya, untuk menghindari salah persepsi atau saling tunggu. 
• Berdasarkan pemberitahuan ini, maka front desk/recepsionist akan memberitahukan kepada bagian-bagian lainnya agar mempersiapkan diri sesuai dengan bidangnya untuk memberi pelayanan sebaik mungkin pada waktu keberangkatan rombongan tersebut 
• Pada waktu yang telah ditetapkan, bell captain dengan rooming list akan memimpin para bellboy sesuai dengan jumlah yang diperlukan untuk berangkat ke kamar-kamar anggota rombongan dan memberi pelayanan mengangkut barang- barang tamu.
• Bellboy siap di depan kamar, berdiri di depan pintu kamar dan mengetuk pintu kamar dengan hati- hati sambil mengatakan: ”bellboy please” dan menunggu sampai pintu kamar dibuka oleh tamu. 
• Bellboy menyapa /greeting dengan ramah, sopan, dan senyum serta menyampaikan bahwa ia siap membantu tamu yang akan berangkat. Bellboy mengambil barang-barang tamu yang sudah siap diatur, membantu tamu memeriksa kamar dan kamar mandi. Apakah ada barang tamu yang masih tertinggal sambil memeriksa barang hotel yang rusak atau hilang. Memeriksa refrigerator apakah ada minuman yang kurang dan dilaporkan. 
• Sebelum meninggalkan kamar, bellboy mematikan semua lampu di kamar, mematikan televisi, radio, mengunci kamar, dan membawa kuncinya kalau ditinggalkan oleh tamu. 
• Untuk keberangkatan satu rombongan, bellboy tidak perlu ke lobby bersamasama dengan tamu karena untuk satu orang bellboy mungkin akan mengumpulkan dan membawa barang beberapa orang tamu tamu sekaligus. Akan tetapi, tugasnya memeriksa setiap kamar yang akan berangkat dan laporan tetap ditugaskan kepadanya. 
• Reception yang bertugas segera menelepon housekeeping restoran/ bar cashier dan room service untuk menanyakan apakah masih ada tagihan atas nama kamar-kamar tertentu (dengan merinci nomor kamarnya). Anggota rombongan yang masih mengkonsumsi makanan ekstra pada saat check-out akan diminta pembayaran secara pribadi/perorangan, sedangkan bill yang masih tertinggal agar segera dikirim ke kasir kantor depan, karena rombongan tersebut siap untuk berangkat. 
• Pada saat tamu tiba di counter, petugas menyapa dengan sopan, tersenyum ramah dan menanyakan nomor kamar tamu tersebut dan mengambil personal billnya untuk dibayar oleh para anggota rombongan secara tunai. Setelah kasir memposting bill tersebut pada folio tamu, bisa secara komputerisasi, bisa juga dengan cara manual atau semi manual (cash register) menyerahkan kepada tamu untuk diteliti kebenarannya sebelum dibayar. Kondisi folio setelah dibayar tamu akan menjadi nol. Setelah tour leader dan para anggota rombongan menyelesaikan pembayarannya, mereka akan menyerahkan kunci kamarnya sambil menanyakan apakah masih ada surat atau pesan yang mungkin tertinggal. Kalau ada langsung disampaikan kepada tamu tersebut. 
• Untuk master bill nya yang akan ditagih sesuai dengan voucher yang dilampirkan di dalam bill itu, ditandatangani oleh ketua rombongan. 
• Receptionist menyampaikan terima kasih atas kunjungan rombongan itu hotel dan mengharapkan di lain waktu agar kembali lagi. Kemudian receptionist mengucapkan selamat jalan.
• Setelah semuanya selesai, barang-barang yang disimpan di safe deposit box dikeluarkan dan diserahkan kepada tamu, pemiliknya. 
• Ketua rombongan/tour leader, bersama-sama dengan bell captain akan memeriksa jumlah barang anggota rombongan. Apakah sudah tepat sesuai dengan jumlah, seharusnya dihitung kembali oleh ketua rombongan barulah diserahkan kepada yang akan mengantarkan rombongan, barulah diserahkan kepada yang akan mengantarkan rombongan itu ke bandara. 
• Kemudian, para tamu anggota rombongan meninggalkan lobby menuju main entrance, tempat kendaraan yang sudah siap akan mengangkut rombongan tersebut. 
• Doorman membuka pintu kendaraan yang sudah siap di main entrance dan menyapa tamu dengan sopan dan senyum ramah. 
• Bell captain mengucapkan terima kasih atas kunjungan rombongan itu, menyampaikan selamat jalan, dan mengharapkan kedatangannya di lain waktu. 
• Setelah para tamu masuk ke kendaraan, doorman menutup pintu kendaraan dan menyampaikan selamat jalan. Kendaraan bergerak untuk meninggalkan hotel.