Tugas & Tanggung Jawab Reception (Reception Section)

Tamu yang baru datang akan menuju ke counter kantor depan terlebih dahulu untuk melakukan registrasi atau mengambil kunci kamar. Ketika berada di dekat counter, mereka akan disambut oleh seorang receptionist yang berada di balik counternya. Seorang reception akan memberikan sambutan hangat kepada para tamu dengan memberikan salam, ucapan selamat datang, dan menawarkan bantuan, dengan senyum yang ramah tetapi cekatan.

Di beberapa hotel besar bagian reception tidak hanya menangani tamu check in saja, tetapi juga menangani tamu check out juga. Penggabungan tugas ini mungkin dilakukan jika hotel sudah menerapkan sistem komputer. Ada banyak istilah yang digunakan untuk bagian ini, antara lain Front Desk Agent, Guest Service Assistant, Ambasador, Room Clerk. Seorang reception adalah orang yang penting bagi tamu dan hotel. Bagi tamu petugas reception adalah orang yang paling sering dihubungi selama mereka menginap. Bagi hotel petugas reception adalah orang yang menciptakan dan mempertahankan citra yang baik dan membuat tamu ingin datang kembali ke hotel.

Tugas dan tanggung jawab
Reception mempunyai tugas dan tanggung jawab yang penting dalam menunjang tujuan dari sebuah hotel karena bagian ini banyak berhubungan langsung dengan pengunjung dan tamu hotel. Rincian tugas bagian reception yaitu:

• Menyambut tamu tiba. 
• Memproses pendaftaran tamu. 
• Mempersiapkan kedatangan tamu dan menentukan kamar untuk tamu. 
• Menangani kunci kamar tamu. 
• Menjawab telepon dengan cepat dan ramah. 
• Menangani permintaan tamu selama menginap seperti pindah kamar & sleep out. 
• Berkoordinasi dengan bagian lain untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu. 
• Menyelesaikan permasalahan tamu yang berhubungan dengan produk dan pelayanan hotel. 
• Membuat laporan yang berhubungan dengan tamu & kamar seperti laporan tingkat hunian kamar, laporan tamu yang menginap di hotel.