Hirarki adalah adanya hubungan antara atasan-bawahan di
dalam organisasi, yang menyebabkan adanya rantai komando yang artinya adanya
pelapisan atau tingkatan personil dalam suatu organisasi.
Hirarki dalam organisasi mempengaruhi sistem informasi
dan struktur hirarki merupakan kerangka dasar disekitar mana sistem informasi
diorganisasikan dengan beberapa perkecualian dan tanpa mempertimbangkan jenis
informasi lain yang telah ada, maka sistem informasi disusun untuk mengalirkan
informasi sesuai dengan hirarki.
Informasi biasanya
diringkaskan untuk setiap lapisan dengan cara sbb :
informasi yang dihasilkan oleh suatu unit
organisasi digabungkan dengan informasi lain dari lapisan yang bersangkutan dan
kemudian dialirkan ke lapisan yang lebih tinggi lagi dan pada lapisan yang
terakhir kemudian terjadi penggabungan dengan informasi yang dihasilkan oleh
lapisan yang bersangkutan dan selanjutnya dialirkan ke lapisan yang lebih
tinggi lagi. Informasi juga mengalir ke arah bawah sesuai hirarki dalam bentuk
pengarahan, kebijaksanaan dan pedoman tindakan, jenis informasi ini kurang
tercampuri dengan komputer.
Rentang kendali (Span of Control)
Rentang kendali menggambarkan
jumlah orang yang harus melapor kepada seorang manajer. Dengan semakin
meningkatnya rentang kendali akan berakibat pada menurunnya jumlah lapisan
hirarki pada suatu organisasi. Akibat lain adalah semakin berkurangnya
kerumitan organisasi serta berkurangnya biaya manajerial yang disebabkan
struktur organisasi yang semakin sederhana serta semakin sedikitnya manajer
yang harus diperkerjakan. Namun demikian keunggulan ini akan dilemahkan oleh
menurunnya efektivitas organisasi disebabkan munculnya sumbatan informasi dan
pengambilan keputusan, dimana seorang manajer diharuskan menerima dan
menganalisis informasi serta membuat keputusan terlalu banyak, disamping harus
mengarahkan kegiatan bawahan yang terlalu banyak juga.
Ada dua faktor utama yang
mempengaruhi kemampuan organisasi untuk meningkatkan rentang kendali manajerial
:
1.
Pentingnya
hubungan tatap muka dengan bawahan. Karena manajer harus mampu melakukan
hubungan pribadi dalam menyelesaikan masalah-masalah lainnya, dan jumlah waktu
yang diperlukan untuk melakukan kegiatan ini merupakan kendala mendasar dalam
menentukan jumlah bawahan atau rentang kendali.
2.
Berkaitan
dengan pengendalian dan evaluasi dari kegiatan masing-masing bawahan serta masing-masing
subunit organisasi. Kegiatan ini sangat bergantung pada informasi yang
disediakan oleh sistem informasi.
Peringkasan informasi
Peringkasan
informasi termasuk pengurangan rinci kegiatan yang harus dilaporkan, sehingga
diperoleh perpektif “gambaran besar”
organisasi. Peringkasan diperlukan disebabkan seorang manajer tidak akan mampu
menyerap dan menggunakan seluruh rincian data tentang kegiatan unit organisasi
pada lapisan yang lebih rendah. Disamping itu analisis yang lebih baik biasanya
dihasilkan dari ringkasan kegiatan lapisan lebih bawah sebagaimana dinyatakan
dalam ringkasan.
Penyaringan informasi
Penyaringan
informasi menyebabkan setiap lapisan hierarki menjadi instalasi penyaring yang
ditambahkan pada ringkasan informasi yang akan disampaikan pada lapisan yang
lebih atas. Didalam sistem informasi berbasis komputer, sebagian besar
keputusan tentang penyaringan secara formal merupakan bagian dari perancangan
sistem dan keputusan ini kemudian dimasukkan sebagai bagian komputer.
Walau demikian informasi bukan dari sistem
komputer juga diringkaskan pada masing-masing level, dan juga dilaporkan kepada
lapisan yang lebih atas. Disini para manajer melakukan serangkaian keputusan
tentang informasi apa yang tidak akan disampaikan pada atasanya dan mereka
melaksanakan keputusan ini dengan cara tidak mengirimkan informasi tersebut.
Proses
penyaringan seperti ini dapat bermanfaat, namun juga dapat menimbulkan bahaya.
Di satu sisi hal demikian akan memungkinkan manajer pada lapis bawah meniadakan
informasi yang tidak relevan. Disisi lain penyaringan akan berbahaya bagi
organisasi apabila para manajer tersebut melakukan penahanan informasi karena
alasan tidak senang ataupun karena biasa.
0 komentar:
Posting Komentar