Apa itu Administrasi ?

Untuk dapat memberikan pemahaman tentang pengertian administrasi, tidak lepas dari asal
usul kata administrasi itu sendiri sebagaimana bahasan sebelumnya, yakni “kegiatan tata usaha
kantor” dan “ melayani”

Menurut Prof.Prajudi Atmosudirdjo (Lembaga Administrasi Negara), membedakan
administrasi dalam 2 pengertian, yaitu :

1. Administrasi dalam pengertian sempit
2. Administrasi dalam pengertian luas

Administrasi Dalam Pengertian Sempit
Dalam pengertian sempit di sini dimaksudkan ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu
hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti : tulis menulis, pengetikan
surat menyurat (termasuk menggunakan kompuer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain
sebagainya.

Administrasi Dalam Pengertian Luas
Dalam pengertian luas administrasi dapat dibedakan dalam 3 sudut, yaitu :

1. Proses
2. Fungsi atau Tugas
3. Kepranataan/Institusi

Proses
Ditinjau dari sudut proses, maka administrasi merupakan keseluruhan proses, mulai dari
proses pemikiran, proses perencanaan, proses pengaturan, proses penggerakan, proses
pengawasan sampai dengan pencapaian tujuan.

Untuk mencapai suatu tujuan orang harus memikirkan dahulu apa yang akan dicapai dan
bagaimana cara mencapainya serta sarana dan prasana apa yang digunakan untuk mencapai
tujuan tersebut serta kemampuan seseorang untuk menjalankannya.

Sebagai contoh : Seseorang akan bepergian dari Jakarta ke Jayapura, maka orang
tersebut sudah punya tujuan mengapa dia ke Jayapura, kemudian bagaimana caranya ?, apakah
menggunakan kapal laut atau pesawat udara, lalu tersediakah biaya untuk itu dan yang tidak kalah
penting adalah mampukah orang itu untuk mengadakan perjalanan sejauh itu ?

Fungsi atau Tugas
Ditinjau dari sudut fungsi atau tugas administrasi berarti keseluruhan tindakan (aktivitas)
yang harus dilakukan oleh seseorang yang berkedudukan sebagai “administrator” ( memegang
jabatan dalam manajemen suatu organisasi).

Dalam setiap organisasi atau instansi sudah tentu ada orang-orang yang menjalankan
administrasi, misalnya :

1. Orang-orang yang melaksanakan tugas kepemimpinan (pemimpin);
2. Orang-orang yang melaksanakan tugas perencanaan (perencana);
3. Orang-orang yang melaksanakan tugas pengawasan /kontrol (pengawas);
4. Orang-orang yang mengorganisir (organisator), dan lain sebagainya.

Kepranataan (Institusi)
Ditinjau dari kepranataan (institusi), maka tinjauan administrasi adalah melihat kegiatan
dalam suatu lembaga melakukan aktivitas tertentu, misalnya: Lembaga perbankan, maka ada
orang-orang yang melakukan kegiatan perbankan dalam lembaga itu; Kantor Pos, maka ada
orang-orang yang melakukan kegiatan pelayanan pos (surat menyurat, pengiriman barang, dan
lain lain); kantor pajak, kantor kepolisian, kantor departemen –departemen, non departemen dan
lain sebagainya.

Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi mempunyai pengertian
:”Aktivitas-aktivitas untuk mencapai tujuan” atau “proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai
tujuan”