1. TAHAP PERENCANAAN
Keuntungan dari merencanakan proyek CBIS :
- Menentukan lingkup dari proyek
- Mengenali berbagai area permasalahan potensial
- Mengatur urutan tugas
- Memberikan dasar untuk pengendalian
Langkah-langkah tahap perencanaan :
- Menyadari masalah
Kebutuhan akan proyek CBIS biasanya dirasakan oleh
manajer perusahaan, non-manajer, da, elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan.
- Mendefinisikan masalah
Setelah manajer menyadari adanya masalah, ia harus
memahami dengan baik agar dapat mengatasi permasalahan itu. Disini manajer
hanya mencari untuk mengidentifikasikan dimana letak permasalahannya dan
penyebabnya.
- Menentukan tujuan sistem
Manajer dan analis sistem
mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk
memuaskan pemakai. Pada titik ini tujuan hanya
dinyatakan secara umum.
- Mengidentifikasi kendala-kendala sistem
Sistem baru tidak akan
beroperasi bebas dari kendala. Kendala dapat ditimbulkan oleh faktor
lingkungan, manajemen perusahaan.
- Membuat studi kelayakan.
Ada enam dimensi studi
kelayakan :
- Teknis
- Pengembalian ekonomis
- Hukum dan etika
- Operasional
- Jadwal
- Mempersiapkan usulan penelitian sistem
Jika sistem dan proyek nampak
layak, diperlukan penelitian sistem yang menyeluruh. Penelitian sistem akan
memberikan dasar yang terinci untuk rancangan sistem baru mengenai apa yang
harus dilakukan sistem itu dan bagaimana sistem itu melakukan. Analisis akan
menyiapkan usulan penelitian yang memberikan dasar manajer untuk menentukan
perlu tidaknya pengeluaran untuk analisis.
- Menyetujui atau menolak penelitian proyek
Manajer dan komite pengarah
menimbang pro dan kontra dari proyek dan rancangan sistem yang diusulakn serta
menentukan apakah perlu diteruskan.
- Menetapkan mekanisme pengendalian
Sebelum penelitian sistem
dimulai, komite pengarah SIM menetapkan pengendalian proyek dengan menentukan
apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukannya dan kapan akan dilaksanakan.
2. TAHAP ANALISIS
Pada saat perencanaan telah selesai dan mekanisme pengendalian telah
berjalan, tim proyek beralih pada analisis sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah penelitian atas
sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang bau atau
diperbarui.
Adapun langkah-langkahnya adalah :
- Mengumumkan penelitian sistem
Ketika perusahaaan menerapkan
aplikasi komputer baru, manajemen mengambil langkah-langkah untuk memastikan
kerja sama dengan para pekerja dengan memberitahukan tentang penelitian sistem.
- Mengorganisasikan tim proyek
Tim proyek akan melakukan
penelitian sistem dikumpulkan. Banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadikan
pemakai, dan bukan spesialis informasi,sebagai pemimpin proyek. Agar proyek berhasil, pemakai sangat perlu berperan aktif.
- Mendefinisikan kebutuhan informasi
Analis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan
terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi, wawancara perorangan,
pengamatan, pencatatan dan survei.
- Mendefinisikan kriteria kinerja sistem
Begitu kebutuhan informasi
manajer didefinisikan, sekarang dapat ditentukan secara tepat apa yang harus
dicapai oleh sistem, yaitu kriteria kinerjanya.
- Menyiapkan usulan rancangan
Analis sistem memberi
kesempatan untuk membuat keputusan teruskan atau hentikan untuk kedua kalinya. Disini
manajer harus menyetujui tahap rancangan dan dukungan bagi keputusan itu
termasuk di dalam usulan rancangan
- Menyetujui atau menolak rancangan proyek
Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan
rancangan dan menentukan keputusasn untuk menyetujui atau menolak.
3. TAHAP RANCANGAN
Rancangan sistem adalah penentuan proses dandata
yang diperlukan oleh sistem baru. Langkah-langkah tahap
rancangan adalah :
- Menyiapkan
rancangan sistem yang terinci.
Analis bekerja sama dengan
pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem baru dengan alat-alat yang
dijelaskan dalam modul teknis.
- Mengidentifikasikan berbagai alternatif konfigurasi sistem
Sekarang analis harus mengidentifikasi konfigurasi
(bukan merek atau model) peralatan komputer yang akan memberikan hasil yang
terbaik bagi sistem untuk menyelesaikan pemrosesan.
- Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem
Analis bekerja sama erat
dengan manajer mengevaluasi berbagai alternatif
- Memilih konfigurasi yang terbaik
Analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dan
menyesuaikan kombinasi peraltan sehingga semua subsistem menjadi satu
konfigurasi tunggal.
- Menyiapkan usulan penerapan
Analis menyiapkan usulan penerapan yang mengikhtisarkan
tugas-tugas penerapan yang harus dialkukan, keuntungan yang diharapkan dan
biayanya.
- Menyetujui atau menolak penerapan sistem
Keputusan untuk terus pada
tahap penerapan ini sangat penting, karena usaha ini akan sangat meningkatkan
jumlah orang yang terlibat. Jika keuntungan yang diharapkan dari sistem
melebihi biayanya, penerapan akan disetujui.
4. TAHAP PENERAPAN
Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan
mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu
sistem yang bekerja.
Langkah-langkah penerapan, adalah :
- Merencanakan penerapan
Manajer dan spesialis
informasi memahami dengan baik pekerjaanyang diperlukan untuk menerapkan
rancangan sistem
- Mengumumkan penerapan
Proyek penerapan diumumkan kepada seluruh karyawan
dengan tujuan untuk menginformasikan pegawai mengenai keputusan tentang
penerapan sistem baru dan meminta kerja sama dari pegawai.
- Mendapatkan sumber daya perangkat keras
Rancangan sistem disediakan bagi para pemasok berbagai
jenis peraltan kpmputer yang terdapat pada konfigurasi disetujui.
- Mendapatkan sumber daya perangkat lunak
Saat perusahaan memutuskan untuk menciptakan sendiri
perangkat lunak aplikasinya, programer menggunakan dokumentasi yang disiapkan
oleh analis sistem sebagai titik awal.
- Menyiapkan database
Pengelola database bertanggungjawab untuk semua kegiatan
yang berhubungan dengan data dan ini mencakup persiapan database.
- Menyiapkan fasilitas fisik
Jika perangkat keras dari
sistem baru tidak sesuai dengan fasilitas yang ada perlu dilakukan konstruksi
baru atau perombakan.
- Mendidik peserta dan pemakai
Sistem baru akan mempengaruhi
banyak orang maka diperlukan suatu pelatihan.
- Menyiapkan cutover
Proses menghentikan penggunaan
sistem lama ke sistem baru disebut cutover
- Menyetujui
atau menolak masuk ke sistem baru
Manajer dan komite pengarah
SIM menelaah status proyek dan menyetujui atau menolak rekomendasi tersebut.
- Masuk ke sistem baru
Ada empat pendekatan dasar
untuk masuk ke sistem baru :
- Percontohan
(pilot) : suatu sistem percobaan yang diterapkan dalam satu subset dari
keseluruhan operasi.
- Serentak
(immediate) : pendekatan yang paling sederhana adalah beralih darisistem
lama ke sistem abru pada suatu waktu secara bersamaan.
- Bertahap (phased) : dalam cutover bertahap sistem baru digunakan bagian per bagian
- Paralel (parallel) : cutover paralel mengharuskan sistem lama dipertahankan sampai sistem baru telah diperiksa secara menyeluruh.
5. TAHAP PENGGUNAAN
Langkah-langkah tahap penggunaan :
1. Menggunakan sistem Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.
Setelah sistem baru berkesempatan untuk mapan, penelitian formal dilakukan untuk menentukan seberapa baik sistem baru itu memenuhi kriteria kinerja. Studi semacam ini disebut dengan penelaahan setelah penerapan dan dapat dilakukan oleh seseorang dari jasa informasi seorang auditor internal.
3. Memelihara sistem
Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasi ini disebut pemeliharaan sistem. Pemeliharaan sistem dilaksanakan dengan tiga alasan :
- Memperbaiki kesalahan
- Menjaga kemutakhiran sistem
- Meningkatkan sistem
Ketika jelas bagi para pemakai dan spesialis informasi bahwa sistem itu tidak dapat lagi digunakan, suatu usulan dibuat komite pengarah SIM bahwa sistem itu perlu direkayasa ulang dengan menggunakan rekayasa ulang proses bisnis. Usulan itu dapat berbentuk memo atau laporan yang mencakup dukungan untuk berpindah ke suatu siklus sistem baru. Dukungan tersebut penjelasan kelemahan inheren sistem, statistik mengenai biaya perawatan dan sebagainya.
Komite pengarah SIM menentukan apakah suatu siklus hidup sistem baru itu perlu. Jika ya, dibuat keputusan tentang kapan tahap perencanaan akan dimulai. Siklus hidup yang baru dapat mengikuti pola rancang ulang proses bisnis. Sistem yang ada sekarang akan digunakan hingga saat cutover ke sistem yang direkayasa ulang.
0 komentar:
Posting Komentar