AUDITING

Perkembangan audit mutu professional mengalami perubahan yang cepat seiring dengan tuntutan  perdagangan global, yang dipengaruhi oleh berbagai standar mutu internasional sebagai prasyarat produk dipasarkan ke pasar internasional. Kondisi ini menuntut audit mutu professional harus memiliki pemahaman yang tinggi atas berbagai standar mutu internasional sebagai common body of knowledge (CBOK) dalam mendukung otoritas profesinya sebagai internal audit suatu perusahaan.

CBOK bagi auditor mutu adalah keharusan dalam mendukung pekerjaan audit mutu suatu perusahaan. Pada tahun 2006 Studi CBOK yang diselenggarakan oleh Institute of Internal Auditors (IIA) merupakan studi tentang profesi audit internal yang paling komprehensif dan mendunia yang pernah dilakukan. Pada kurun waktu sebelumnya, IIA memang pernah melakukan studi serupa, namun tidak dilakukan dengan sekomprehensif studi pada tahun 2006. Komparasi studi-studi yang pernah dilakukan dapat dilihat pada tabel berikut:

Table di atas menunjukkan bahwa, pada Studi CBOK di tahun 2006 nampak semakin mengglobal CBOK dengan melibatkan responden valid sejumlah 9.366 (disaring dari lebih 12.000 respons yang masuk) yang berasal dari 91 negara dan dengan menambahkan kuesioner dalam 16 bahasa lain, termasuk bahasa Indonesia. Studi-studi sebelumnya hanya disediakan dalam bahasa Inggris.

Selain itu, sebuah Standar internasional dari Organisasi Internasional untuk Standarisasi (ISO; www.iso.org),  yang berbasis di Jenewa, Swiss, yang mencakupi standar mutu berbagai bidang termasuk mutu internal audit. Standar ini telah diperluas selama bertahun-tahun untuk menutupi banyak area yang penting bagi governance dan mutu perusahaan.

Auditor mutu dalam perusahaan, bergantung pada praktek-praktek dan standar-standar tersebut, sehingga dalam konvergensi pertumbuhan kegiatan perusahaan untuk meningkatkan governance dan internal control, harus secara umum memiliki seperangkat pengetahuan umum (CBOK) sebagai kebutuhan untuk memahami peran, tanggung jawab, dan aktivitas auditor mutu. Selain itu, review quality assurance (QA) dari fungsi audit internal yang dilakukan oleh anggota tim audit internal sendiri atau oleh reviewer luar yang dikontrak mengacu pada sebuah proses yang dipraktekkan oleh banyak fungsi audit internal. Fungsi audit internal yang lebih besar, sering membawa nilai nyata bagi perusahaan secara keseluruhan dengan memiliki review mutu secara independen dari praktek-praktek audit internal dan operasi perusahaan.

Dengan demikian maka diperlukan adanya suatu sistem pengawasan atas jaminan mutu internal audit melalui quality assurance. Menurut Sawyer dalam Jatnika (2006) bahwa tujuan dari program quality assurance adalah untuk memberikan keyakinan memadai bahwa pekerjaan audit yang dilaksanakan telah sesuai dengan standar yang ada, piagam audit, dan standar lain yang berlaku.

Untuk lebih memfokuskan pembahasan tentang convergence CBOK terhadap mutu internal audit professional, maka pembahasan dalam paper ini lebih diarahkan pada peran Standar Quality Assurance dalam meningkatkan mutu internal audit professional.

TUJUAN

Untuk memudahkan arah penulisan paper ini, maka diperlukan penetapan tujuan yang diharapkan tercapai dari penulisan ini adalah:

1)      Mendeskripsikan peran standar QA dalam meningkatkan audit mutu professional.

2)      Merumuskan solusi tentang peran standar QA dalam dalam meningkatkan audit mutu professional.

3)      Merumuskan langkah-langkah  strategis pengaplikasian Standar QA dalam meningkatkan audit mutu professional.

MANFAAT

Manfaat yang diharapkan sebagai dampak dari capai tujuan di atas adalah: Meningkatnya pemahaman dan ketrampilan dalam penerapan standar Quality Assurance untuk meningkatkan mutu audit internal.

GAGASAN

Sebelum membahas lebih jauh tentang kondisi kekinian dari Quality Assurance, kami mengawali menjelaskan secara singkat tentang quality assurance dan mutu. Ini kami lakukan untuk menyamakan persepsi awal sebagai pengantar untuk membahas lebih jauh tentang quality assurance dan implikasinya terhadap mutu audit internal.

Mutu, sebagaimana diinterpretasikan oleh ISO 9000, merupakan perpaduan antara sifat-sifat dan karakteristik yang menentukan sampai seberapa jauh keluaran dapat memenuhi kebutuhan pembeli. Pembeli yang menentukan sifat-sifat dan karakteristik yang penting. Pembeli yang menilai sampai seberapa jauh sifat-sifat dan karakteristik keluaran memenuhi kebutuhannya. Sementara Institute of Quality Assurance, menjelaskan mutu sebagai berikut: In its broadest sense, quality is a degree of excellence: the extent to which something is fit for its purpose. In the narrow sense, product or service quality is defined as conformance with requirement, freedom from defect or contamination, or simply a degree of customer satisfaction. In quality management is defined as the totally of characteristic of a product or service that bears on its ability to satisfy stated and implied need. Quality is also rapidly embracing the nature or degree of impact an organization has on its stakeholders, environment and society. Sedangkan oleh American Society for Quality (ASQ), mutu dijelaskan sebagai berikut: Quality: a subjective term for which each person has his or her own definition. In technical usage, quality can have two meaning: 1) the 30 characteristics of a product or service that bear on its ability to satisfy tated or implied need and 2) a product or service free of deficiencies (Jatnika, 2006).

Selanjutnya audit mutu adalah, Audit mutu adalah proses pemeriksaan sistematis sistem mutu yang dilakukan oleh auditor mutu internal atau eksternal atau tim audit, yang merupakan bagian penting dari sistem mutu manajemen organisasi dan merupakan elemen kunci dalam sistem standar mutu ISO, ISO 9001.

Selanjutnya, Hadiawiardjo, dkk., dalam Jatnika (2006) bahwa  QA adalah istilah yang menyatakan keseluruhan kegiatan yang terencana dan resmi yang dimaksudkan untuk memberikan kepercayaan bahwa keluaran akan memenuhi tingkat mutu yang diinginkan. Sedangkan The Institute of Internal Auditor pada Statement on Internal Auditing Standards No 4: Quality Assurance (1986, ) mendefinisikan sebagai berikut: As a general term, "quality assurance" is usually understood to mean the process of objective review of overall effectiveness and compliance with relevant policies and standards.

Sasaran pembelajaran dari peran standar quality assurance dalam meningkatkan mutu auditing professional adalah:

1.      Kondisi Kekinian Quality Assurance (Qa) Terhadap Mutu Audit Professional

2.      Element-element dan Prosedur Review Quality Assurance Audit Internal

3.      Manfaat Review QA Internal Audit

4.      Melakukan Review QA Mutu Audit Internal

5.      Solusi-Solusi Tentang Review Qa Terhadap Mutu Audit Internal

1.      KONDISI KEKINIAN QUALITY ASSURANCE (QA) TERHADAP MUTU AUDIT PROFESSIONAL

Quality assurance sangat perlu dalam menjaga kemampuan departemen internal audit untuk melaksanakan fungsinya secara efektif dan efisien, dan juga sangat penting dalam mencapai dan memelihara_.tingkat kepercayaan dari manajemen, komite audit, dan semua pihak yang mempunyai hubungan dengan pekerjaan dan hasil internal audit. Untuk kepentingan pelaksanaan quality assurance, the Institute of Internal auditor memberikan pengarahan dengan dikeluarkannya Statement on Internal Auditing Standards No 4 tentang Quality Assurance. Selanjutnya pengarahan ini dimasukan sebagai bagian dari standar 560 dari Standards for the Professional Practice of Internal Auditing.

Standar IIA 1312 "mengharuskan setiap departemen audit internal untuk memiliki penilaian mutu eksternal setidaknya sekali setiap lima tahun oleh reviewer independen berkualitas dari luar organisasi." Dengan kata lain, di samping fungsi review internal QA, audit internal harus dinilai audit independen internal atau kontrak dengan penyedia luar untuk menilai mutu keseluruhan dari fungsi audit internal. Ini merupakan persyaratan kunci untuk semua departemen audit internal.

2.   Element-element dan Prosedur Review Quality Assurance Audit Internal

Sebuah review QA biasanya dimulai dengan suatu review rinci sesuai dengan prosedur audit internal, termasuk:

• mengevaluasi proses perencanaan penilaian risiko; 
• meninjau dokumen perencanaan lainnya dan prosedur penugasan staf, 
• meninjau laporan kertas kerja yang dipilih dan yang digunakan dalam audit yang sebenarnya, dan 
• semua perencanaan lain dan bahan-bahan administrasi yang digunakan oleh audit internal dalam melaksanakan tugas program audit.

Sedangkan prosedur yang dapat diikuti dalam melakukan review QA adalah:

1. Tentukan area untuk dimasukkan dalam review QA internal audit, apakah seluruh fungsi atau hanya komponen audit internal yang terpisah, seperti divisi yang terpisah atau wilayah geografis.
2. Tentukan jangka waktu audit untuk dimasukkan dalam review QA, apakah dari kesimpulan review QA terakhir atau untuk periode 12 bulan sebelum pengumuman audit.
3. Menentukan siapa yang akan mereview QA Audit internal dan memastikan bahwa pengkaji memahami standar IIA.
4. Jika audit internal tidak memiliki review QA dalam 24 bulan terakhir, maka perlu mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa baik anggota staf audit internal dan manajemen memahami tujuan dan sifat dari review QA.
5. Jika tim review QA berencana untuk survei atau wawancara auditee di luar departemen audit internal, maka perlu membuat beberapa rencana awal untuk menginformasikan semua orang yang dilibatkan.
6. Berdasarkan audit internal yang selesai dan yang diproses, perlu mengembangkan strategi umum untuk jumlah dan jenis audit yang akan dipilih untuk diperiksa. Jika wilayah pengetahuan khusus harus dimasukkan, seperti keamanan komputer atau desain otomatis, menentukan bahwa sumber daya yang tepat telah dialokasikan.
7. Memutuskan apakah akan meninjau QA berdasarkan tingkatan, memeriksa kepatuhan terhadap standar-standar umum atau rencanakan untuk memasukkan review rinci audit yang dipilih, termasuk referensi cek workpaper atau tes reperformance.
8. Jika masalah yang dihadapi dalam perjalanan dari review QA direncanakan, seperti audit membutuhkan kajian yang lebih rinci, prosedur harus disiapkan untuk mengevaluasi lingkup kajian QA atau jadwal.
9. Mengembangkan prosedur umum untuk format dan sifat laporan audit QA akhir.
10. Mengembangkan strategi untuk pelaporan hasil review QA untuk anggota lain dari departemen audit internal dan untuk anggota yang dipilih dari manajemen senior.

Selanjutnya sebagai hasil dari prosedur review dan survei auditee, resensi QA harus meringkas hasil dan menyiapkan laporan kepada CAE. Berdasarkan laporan rekomendasi ini, rencana untuk perbaikan atau tindakan korektif harus ditetapkan. Dalam beberapa kasus, jika review menemukan bahwa audit selesai tertentu tidak mengikuti prosedur audit internal yang baik, program review yang sedang berlangsung atau tindakan perbaikan harus ditetapkan.

3.      Manfaat Review QA Internal Audit

Ada berbagai pihak yang akan memperoleh manfaat dari pelaksanaan review QA internal control, yaitu:

1. Untuk Audit Internal, sebagai penerima manfaat utama dari setiap program review QA Audit internal akan audit internal itu sendiri. Review QA audit internal akan memungkinkan reviewer luar untuk menilai seberapa bagus fungsi audit internal yang dilakukan dalam memenuhi standar audit internal. Hal ini dapat menjadi manfaat yang berharga untuk fungsi audit internal moderen. Review QA audit internal, yang dilakukan oleh pihak luar, dapat dilakukan ke beberapa area tertentu dengan cara tidak sepenuhnya sesuai dengan standar atau di mana efisiensi yang lebih baik dapat dicapai. Hasil review QA tersebut, manajemen audit internal dapat meningkatkan operasinya sendiri secara keseluruhan.
2. Untuk Manajemen, ringkasan hasil audit internal dari review QA dengan berbagai tingkat manajemen senior dapat menjadi informasi yang menyediakan keyakinan yang lebih besar dalam review mutu audit internal yang dilakukan kepada manajemen senior, ini adalah keuntungan besar bagi perusahaan secara keseluruhan.

Tentu saja, manfaat yang ada dapat menjadi efektif jika pelaksanaan review QA audit internal mematuhi standar-standar mutu yang berlaku, dan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan untuk review QA audit mutu  secara total.

4.      Melakukan Review QA Mutu Audit Internal

Sebuah perusahaan besar, dapat melakukan review QA audit internal menggunakan anggota yang ditunjuk dari departemen. Dan sering, auditor internal yang akrab dengan perusahaan, prosedur, dan industri dan juga memahami prosedur audit internal, sering kali adalah orang terbaik, paling memenuhi syarat untuk meninjau operasi audit internal. Sebuah fungsi audit internal yang lebih luas dapat melakukan review QA sendiri secara efektif apabila dapat menunjukkan kepada orang lain, baik di dalam dan di luar departemen, yang bertindak sebagai pihak independen.

Meskipun auditor internal memiliki standar yang mengharuskan mereka untuk bertindak secara independen, melakukan review mutu sendiri dapat dilihat sebagai latihan melayani diri sendiri atau program untuk mengkritik seseorang di departemen. Seperti disebutkan, review yang terbaik dilakukan oleh sebuah fungsi independen dalam audit internal dan harus mengikuti prosedur normal audit internal.

Setelah selesai review, manajer yang bertanggung jawab untuk unit terakhir akan merespon laporan audit,  dan salinan dari laporan akhir akan disampaikan kepada direktur audit internal, yang bisa mengambil tindakan lebih lanjut yang diperlukan.

Ini adalah cara yang sangat efektif untuk mengatur review QA internal audit ketika fungsi audit didistribusikan di seluruh perusahaan.

5.   SOLUSI-SOLUSI TENTANG REVIEW QA TERHADAP MUTU AUDIT INTERNAL

Terlepas dari gambaran umum tentang kondisi kekinian di atas, pada bagian ini kami tampilkan beberapa solusi atau kebijakan IIA yang pernah dilakukan berkait dengan review QA mutu audit internal.

Tim  PwC Advisory Internal Audit Anderson and Chambers (2006), bahwa dalam menanggapi peningkatan fokus tata kelolah yang efektif, maka Institute of Internal Auditors (IIA) mengeluarkan dua ketentuan kunci untuk merevisi standar untuk praktek audit internal pada tahun 2002. Dari dua ketentuan, jaminan kualitas eksternal review (QAR) dianggap sangat penting, yang mencerminkan peningkatan peran yang dimainkan oleh departemen audit internal dalam pengawasan, risiko dan kegiatan tata kelola perusahaan yang luas.

Selanjutnya Anderson dan Chambers berpandangan bahwa review QA yang dapat memperkuat nilai strategis audit internal, dipengaruhi oleh beberapa factor keberhasilan yang berhubungan dengan masing-masing dari tiga komponen utama dari program QA, yaitu:

1)      Pemantauan kinerja audit internal: program QA yang selalu sukses dibangun di atas komitmen terus menerus untuk mutu. CAE harus memastikan mutu yang terus menerus dipantau melalui inisiatif seperti review pengawasan kertas kerja; mutu internal / peer review dari penugasan selesai, dan pengukuran yang sedang berlangsung dan analisis metrik kinerja seperti kepuasan klien dan siklus waktu audit.

2)      Penilaian internal secara berkala kesesuaian audit internal dengan standar IIA: Dalam melakukan review QA eksternal, direkam bahwa beberapa departemen audit internal mengabaikan persyaratan untuk melakukan penilaian periodik audit internal dengan kesalahan serius.  

3)      Penilaian Eksternal: Banyak CEA yang mempertimbangkan penilaian eksternal merupakan langkah penting dalam QA secara keseluruhan dan proses perbaikan. Selain mengkonfirmasikan kepatuhan dengan standar IIA, penilaian yang dirancang dengan baik akan memberikan tolok ukur eksternal dan pengukuran yang dapat digunakan untuk terus meningkatkan kinerja audit internal setelah laporan review QA eksternal dikeluarkan.

Tiga komponen yang direkomendasikan di atas, merupakan hasil temuan Anderson dan Chambers dalam melakukan tugas review di beberapa perusahaan kliennya. Dimana tiga permasalahan yang ditampilkan di atas, secara umum berada di area kekurangtaatan klien terhadap standar yang ditetapkan oleh IIA.

GAGASAN YANG DIAJUKAN

Secara detail gagasan tentang peningkatan mutu audit internal professional, adalah:

a.       Melakukan pemantauan kinerja audit internal secara terus menerus, melalui  design  program QA yang dibangun di atas komitmen untuk mutu. Misalnya pemantauan terhadap: review pengawasan kertas kerja; mutu internal / peer review dari penugasan selesai, dan pengukuran yang sedang berlangsung dan analisis metrik kinerja seperti kepuasan klien dan siklus waktu audit.

b.      Melakukan penilaian internal secara berkala untuk menguji kesesuaian audit internal dengan standar IIA. Ini dimaksudkan untuk mempersempit area review QA eksternal, yang tentunya berdampak pada efisiensi perusahaan.

c.        Melakukan penilaian eksternal. CEA harus mempertimbangkan untuk penilaian eksternal yang merupakan langkah penting dalam QA secara keseluruhan dan proses perbaikan.

TEKNIK IMPLEMENTASI

Setelah dapat merumuskan langkah-langkah strategis penerapan Standar QA (Review QA) mutu audit internal, maka teknik implementasi yang diajukan adalah:

1)      Menyiapkan/menyusun rencana teknis atau program kerja penerapan.

2)      Merumuskan visi dan misi: menciptakan mutu audit internal  professional melalui penerapan standar QA.

3)      Mengorganisasikan sumberdaya yang tersedia untuk mendukung realisasinya gagasan, dengan menggunakan pendekatan siklus PDCA.

4)      Merumuskan Standar operasional pelaksanaan (SOP) sebagai kebijaksanaan untuk melaksanakan gagasan.

5)      Jika perlu, diperkuat dengan regulasi yang mendukung gagasan.

PREDIKSI HASIL

Dengan menerapkan standar QA untuk meningkatkan mutu audit professional, melalui strategi dan teknik implementasi yang telah ditetapkan perusahaan, maka hasil yang diharapkan adalah: Terciptanya mutu audit internal professional sebagai cerminan dari aktifitas bisnis perusahaan yang tertuang dalam laporan keuangan dan internal audit perusahaan.