Pengembangan Sistem

Pengembangan system (system development) dapat berarti menyusun suatu system yang baru untuk menggantikan system yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki system yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini :

Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul disistem yang lama yang dapat berupa : 

a. Ketidakberesan

Ketidakberesan dalam system yang lama menyebabkan system yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidakberesan ini dapat berupa :

• Kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin.
• Kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin.
• Tidak efisiensinya operasi.
• Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

b. Pertumbuhan Organisasi 

Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya system yang baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru. Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan system yang lama tidak efektif lagi, sehingga system yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.

Untuk meraih kesempatan-kesempatan(Opportunities) 

Tenologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Perangkat keras computer, perangkat lunak dan teknologi komunikasi telah begitu cepat berkembang. Oganisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing dapat memanfaatkan teknologi ini, maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke tangan pesaing. Kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada pelanggan dan lain sebagainya.

Adanya instruksi-instruksi (derivatives) 

Penyusunan system yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah.

Berikut ini dapat digunakan sebagai indicator adanya permasalahan-permasalahan dan kesempatan-kesempatan yang dapat diraih, sehingga menyebabkan system yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti keseluruhannya. Indikator-indikator ini diantaranya adalah sebagai berikut :

• Keluhan dari langganan
• Pengiriman barang yang sering tertunda
• Pembayaran gaji yang terlambat
• Laporan yang tidak tepat waktunya
• Isi laporan yang sering salah
• Tanggung jawab yang tidak jelas
• Waktu kerja yang berlebihan
• Ketidakberesan kas
• Produktifitas tenaga kerja yang rendah
• Banyaknya pekerja yang menganggur
• Kegiatan yang tumpang tindih
• Tanggapan yang lambat terhadap langganan
• Kehilangan kesempatan kompetisi pasar
• Kesalahan-kesalahan manual yang tinggi
• Persediaan barang yang terlalu tinggi
• Pemesnaan kembali barang yang tidak efisien
• Biaya Operasi yang tinggi
• File-file yang kurang teratur
• Keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran
• Bertumpuknya back order (tertundanya pengiriman karena kurangnya persediaan barang)
• Investasi yang tidak efisien
• Peramalan penjualan dan produksi tidak tepat
• Kapasitas produksi yang menganggur (idle capasites)
• Pekerjaan manajer yang terlalu teknis

Proses pengembangan system dapat digambarkan sebagai berikut :

Dengan telah dikembangkannya system yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di system yang baru. Peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan PIECES (merupakan singkatan untuk memudahkan mengingatnya), yaitu sebagai berikut: 

• Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) system yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time. Throughtput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan terebut. 
• Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan. 
• Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi. 
• Control (Pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi. 
• Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya. 
• Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh system. 

PRINSIP PENGEMBANGAN SISTEM 

• Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajeman 
• Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar 
• Semua alternative yang ada harus diinvestigasi 
• Investasi yang terbaik harus bernilai 
• Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik 
• Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan system. 
• Proses pengembangan system tidak harus urut 
• Jangan takut membatalkan proyek 
• Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan system 

SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM 

Pengembangan system informasi yang berbasis computer dapat merupakan tugas kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun untuk menyelesaikannya. Proses pengembangan system melewati beberapa tahapan dari mulai system itu direncanakan sampai dengan system tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Bila operasi system yang sudah dikembangkan masih timbul kembali permasalahan-permasalahan yang kritis serta tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan system, maka perlu dikembangkan kembali suatu system untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke tahap yang pertama, yaitu tahap perencanaan system. Siklus ini disebut dengan siklus hidup suatu system (system life cycle). Daur atau siklus hidup dari pengembangan system merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahanpan tersebut dalam proses pengembangannya. 

Dari sekian banyak siklus pengembangan system menurut beberapa penulis sejak tahun 1970 an, diambil salah satu yang akan menjadi acuan kita mengenai pengembangan system ini, yaitu menurut John Burch, Gary Grudnitski, Information Systems, Theory and Practice (new York: John Wiley & Sons) yang menuliskan tahapan pengembangan system sebagai berikut: 

1. Kebijakan dan perencanaan system (System policy and planning) 

2. Pengembangan system (system development) 

• Analisis system (system analysis) 
• Desain system secara umum (general system design) 
• Penilaian system (system evaluation) 
• Desain system terinci (detailed system design) 
• Implementasi system (system implementation) 

3. Manajemen system dan operasi (system management and operation)

Metodologi Pengembangan Sistem

Metodologi adalah :

Kesatuan metode-metode, procedure-prosedure, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau disiplin lainnya.

Metode adalah :

Suatu cara/ teknik yang sisematik untuk mengerjakan sesuatu.

Metodologi pengembangan system yang ada biasanya dibuat atau diusulkan oleh :

-          Penulis buku

-          Peneliti

-          Konsultan

-          System house

-          Pabrik software

Alat dan teknik pengembangan Sistem

Untuk dapat melakukan langkah-langkah sesuai dengan yang diberikan oleh metodologi pengembangan system yang terstruktur, maka dibutuhkan alat dan teknik untuk melaksanakannya. Alat-alatt yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa suatu gambar atau diagram atau grafik. Selain berbentuk gambar, alat-alat yang digunakan juga ada yang berupa gambar atau grafik (nongraphical tools), seperti misalnya data dictionary, structured English, pseudocode serta formulir-formulir untuk mencatat dan mnyajikan data.

Alat-alat pengembangan system yang berbentuk grafik diantaranya adalah sebagai berikut ini :

1. HIPO diagram

HIPO (Hierarchy Plus Input-Process-Output), adalah alat dokumentasi program yang berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul di dalam system digambarkan oleh fungsi utamanya.

2. Data flow diagram

Digunakan untuk menggambarkan suatu system yang telah ada atau system baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut menglir (misalnya lewat telpon, surat dan sebaginya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, mcrifile, harddisk, tape, diskette dan lain sebagianya)

3. Structured chart

Digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan organisasi dari system informasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan submodule dengan menunjukan hubungan elemen data dan elemen control anatara hubungan modulnya sehingga memberikan penjelasan lengkap dari system dipandang dari elemen data, elemen control, modul dan hubungan antar modulnya.

4. SADT (Structure Analysis and Design Technique)

Structured Analysis and Design Technique, memandang suatu system terdiri dari dua hal : benda (obyek, dokumen atau data) dan kejadian (kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau prangkat lunak). Menggunakan dua tipe diagram yaitu, diagram kegiatan(activity diagrams, disebut actigrams) dan diagram data (data diagrams disebut datagrams)

5. Jackson’s diagram (JSD)

Jackson’s System Develpoment (JSD) membangun  suatu model dari dunia nyata (real world) yang menyediakan subyek-subyek permaslahan dari system. Disamping alat-alat berbentuk grafik yang digunakan pada suatu metodologi tertentu, masih terdapat beberapa alat berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitu dapat digunakan di semua metodologi yang ada. Alat alat ini berupa suatu bagan yang dapat diklasifikan sebagai berikut :

1. Bagan untuk menggambarkan aktivitas (activity charting)

a.       Bagan alir sistem(system flowchart)

b.      Bagan alir program (program flowchart) yang dapat berupa :

Bagan alir logika program (program logic flowchart)

Bagan alir program computer terinci (detailed computer program flowchart)

c.       Bagan alir kertas kerja (paperwork flowchart)

d.      Bagan alir proses (process flowchart)

e.       Gantt chart

2. Bagan untuk menggambarkan tata letak (layout charting)

3. Bagan untuk menggambarkan hubungan personil (personil relationship charting)

a.       Bagan distribusi kerja (working distribution chart)

b.      Bagan organisasi (organization chart)

Teknik-teknik dalam pengembangan sistem yang dapat digunakan antara lain sebagai berikut ini :

1. Teknik manajemen proyek, yaitu CPM (Critical Path Method) dan PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Teknik ini digunakan untuk penjadwalan waktu pelaksanaan suatu proyek

2. Teknik menemukan fakta (fact finding techniques)

Yaitu teknik yang dapat digunakan untuk mengumpukan data dan menemukan fakta-fakta dalam kegiatan mempelajari sistem yang ada. Teknik-teknik ini diantaranya adalah :

1.      Wawancara (interview)

Memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara (interviewer) untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai (interviewee).

2.      Observasi (observation)

Adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan yang mana pada waktu observasi analis sistem dapat ikut juga berpartisipsi dengan orang-orang yang sedang melakukan suatu kegiatan tersebut.

3.      Daftar pertanyaan (questionnaires)

Adalah suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan analis sistem untuk mengumpulkan data dan pendapat dari responden-responden yang dipilih.

4.      Pengumpulan sampel (sampling)

Pengambilan sampel adalah pemilihan sejumlah item tertentu dari seluruh item yang ada dengan tujuan mempelajari sebagian item tersebut untuk  mewakili seluruh itemnya dengan pertimbangan biaya dan waktu yang terbatas.

3. Teknik analisis biaya / manfaat (cost-effectiveness analysis atau cost benefit analysis)

Teknik ini menilai dari sisi kelayakan ekonomis suatu pengembangan sistem informasi.

4. Teknik untuk menjalankan rapat

Selama proses pengembangan sistem dilakukan, seringkali rapat-rapat diadakan baik oleh tim pengembangan sistem sendiri atau rapat anatara tim pengembangan sistem dengan pemakai sistem manajer, sehingga kemampuan analis sistem untuk memimpin atau berpartisipasi di dalam suatu rapat merupakan hal yang penting terhadap kesuksesan proyek pengembangan sistem.

5. Teknik inspeksi / walkthrough

Inspeksi merupakan kepentingan dari pemakai sistem dan walkthrough merupakan kepentingan dari analis sistem. Analis sistem melakukan walkthrough untuk maksud supaya dokumentasi yang akan diserahkan kepada pemakai sistem secara teknik tidak mengalami kesalahan dan dapat dilakukan dengan diverifikasi terlebih dahulu oleh analis sistem yang lain. Pemakai sistem melakukan inspeksi untuk maksud menilai dokumentasi yang diserahkan oleh analis sistem secara teknik tidak mengandung kesalahan.

Penyebab kegagalan pengembangan sistem :

1.      Kurangnya penyesuaian pengembangan sistem

2.      Kelalaian menetapkan kebutuhan pemakai dan melibatkan pemakai sistem

3.      Kurang sempurnanya evaluasi kualitas analisis biaya

4.      Adanya kerusakan dan kesalahan rancangan.

5.  Penggunaan teknologi computer dan perangkat lunak yang tidak direncanakan dan pemasangan teknologi tidak sesuai

6.      Pengembangan sistem yang tidak dapat dipelihara

7.      Implementasi yang direncanakan dilaksanakan kurang baik